Làm việc nhóm là yếu tố then chốt giúp các tổ chức, doanh nghiệp đạt được thành công lâu dài. Tại Nhật Bản, phương pháp làm việc nhóm đã được xây dựng qua hàng thế kỷ và trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa làm việc. Vậy cách làm việc nhóm của người Nhật có gì đặc biệt? Bài viết này Jellyfish Việt Nam khám phá những nguyên tắc và bí quyết giúp người Nhật làm việc nhóm hiệu quả.
1. Cách làm việc nhóm của người Nhật có gì đặc biệt
1.1. Phương pháp Horenso
Horenso là một phương pháp quản lý và giao tiếp trong môi trường làm việc của người Nhật Bản. Phương pháp Horenso là một quy tắc làm việc nhóm nổi bật trong văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản, góp phần không nhỏ vào việc nâng cao năng suất lao động và quản lý hiệu quả. “Horenso” là từ viết tắt của ba từ tiếng Nhật: Hokoku (報告) – Báo cáo, Renraku (連絡) – Liên lạc và Sodan (相談) – Bàn bạc. Phương pháp này giúp người Nhật làm việc nhóm chuyên nghiệp, xây dựng tinh thần tập thể cao và là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.
1.2. Ý nghĩa của Horenso
Hokoku (Báo cáo): Là bước đầu tiên, yêu cầu nhân viên báo cáo định kỳ về công việc cho cấp trên. Báo cáo có thể thực hiện khi công việc hoàn tất, khi có tiến độ đáng chú ý, khi xuất hiện thông tin mới, hoặc khi gặp khó khăn cần hỗ trợ. Báo cáo hiệu quả phải đúng lúc, chính xác, rõ ràng và có tính tôn trọng.
Renraku (Liên lạc): Liên lạc là yếu tố quan trọng và có phần phức tạp trong Horenso, nhằm duy trì thông tin liền mạch trong nhóm. Người Nhật luôn cân nhắc kỹ khi liên lạc, đảm bảo kịp thời và đúng trọng tâm. Liên lạc tốt là ngắn gọn, nhanh chóng và phổ biến đến nhiều người khi cần thiết.
Sodan (Bàn bạc): Đây là điểm mấu chốt để giải quyết vấn đề hiệu quả. Việc thảo luận giúp các thành viên đóng góp ý kiến đa chiều, phát huy kiến thức chung để tìm ra giải pháp tối ưu. Buổi bàn bạc hiệu quả cần sự tham gia đa dạng, ghi nhận các ý kiến, có mục tiêu rõ ràng và kết thúc với quyết định thống nhất.
1.3. Cách thực hiện Horenso
Báo cáo: Chủ động báo cáo giúp cấp trên nắm được tình hình công việc, tránh làm cấp trên lo lắng. Nên báo cáo bằng văn bản khi vấn đề phức tạp, có thể sử dụng đồ thị, hình ảnh để minh họa. Trường hợp khẩn cấp có thể báo cáo trực tiếp bằng miệng.
Liên lạc: Liên lạc cần nhanh chóng, ngắn gọn và đi thẳng vào trọng tâm. Tránh các phương thức liên lạc dài dòng hoặc không cần thiết, chẳng hạn như sử dụng email khi ngồi gần nhau, hoặc làm việc không đúng thời điểm.
Bàn bạc: Khuyến khích sự tham gia của đông đảo nhân viên để ghi nhận nhiều góc nhìn khác nhau. Cần xác định mục tiêu rõ ràng và đi đến quyết định cuối cùng để mọi người cùng tuân thủ.
Horenso giúp các tổ chức Nhật Bản kiểm soát rủi ro một cách hiệu quả, nâng cao tinh thần trách nhiệm và tính chủ động. Đây là quy tắc giao tiếp công việc không thể thiếu trong các công ty Nhật, giúp họ đạt được sự chuyên nghiệp và thành công trong quản lý đội nhóm và xử lý công việc.
2. Cách làm việc nhóm của người Nhật và người Việt khác nhau như thế nào?
2.1. Về giờ giấc
Tại Việt Nam, bạn sẽ gặp rất nhiều các trường hợp khi hẹn nhau họp sẽ “cao su” 10-15 phút vì việc tuân thủ giờ giấc ở Việt Nam chưa được đề cao đúng mức. Ngược lại hoàn toàn với điều đó, người Nhật cực kì đúng giờ, đây cũng là điều thể hiện sự tôn trọng của họ đối với cuộc họp, với những người đối diện. Nhật Bản đã quá nổi tiếng với việc đúng giờ, xe buýt, ga tàu luôn đúng đến từng giây. Chính điều này cũng khiến thái độ làm việc của họ thêm chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
2.2. Tuân thủ kế hoạch
Sự khác nhau tiếp theo là về kế hoạch. Thường thì người Việt rất ít khi lên kế hoạch cụ thể trong công việc, họ sẽ ứng biến trong từng trường hợp. Điều này giúp công việc có thể linh hoạt nhưng cũng không tránh khỏi những rủi ro và thường hãy chậm deadline. Việc lập kế hoạch và tuân thủ theo kế hoạch được người Nhật áp dụng rất hiệu quả nhất là trong làm việc nhóm. Lập kế hoạch và làm đúng theo kế hoạch sẽ giúp mình quản lý thời gian và công việc tốt hơn, tránh những trường hợp như trễ deadline.
2.3. Tính đồng bộ
Ở người Việt, họ luôn muốn mình thực sự nổi bật vì họ tin rằng nổi bật sẽ làm thu hút được sự chú ý của mọi người. Đây cũng cho thấy tư tưởng đề cao tính cá nhân hơn là đội nhóm của người Việt. Ví dụ ngay trong trường đại học, khi các bạn làm bài tập nhóm, đôi khi là chỉ 1,2 người làm, còn lại sẽ không làm hoặc chỉ làm những thứ rất nhỏ trong bài tập đó. Và khi gặp vấn đề thì tinh thần teamwork cũng chưa thật sự cao khi người Việt sẽ xử lý theo cách cá nhân cho là tốt nhất.
Tính đồng bộ trong cách làm việc nhóm của người Nhật thì khác, họ không muốn tạo sự nổi bật cá nhân. Từ cấp 1,2,3 đến khi đi làm, tất cả đều có đồng phục như nhau, điều này giúp tránh sự phân biệt, tăng sự bình đẳng với nhau. Trong các công ty Nhật, họ đề cao cách xử lý vấn đề theo nhóm khi cả nhóm cùng bàn nhau và ra quyết định chứ không phải xử lý theo cá nhân.
Như vậy, mặc dù văn hóa làm việc nhóm giữa người Nhật và người Việt có nhiều điều khác nhau, song mỗi một văn hóa đều có ưu điểm và nhược điểm riêng của mình. Tuy vậy mình vẫn nên học hỏi cách làm việc nhóm của người Nhật vì các thức ấy đã được áp dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp lớn. Bài viết trên đã cho chúng ta thấy cách làm việc nhóm của người Nhật và người Việt có sự khác nhau như thế nào. Chúc bạn đọc có được những thông tin hữu ích.
